Le système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), est un logiciel qui gère une base de données d'informations sur les opérations de maintenance d'une organisation. Une GMAO aide à gérer les actifs , l’inventaire et les ordres de travail. C'est un logiciel spécialisé qui a pour but de faciliter la réalisation des missions d'un service de maintenance et permettre la gestion et le pilotage de la fonction de maintenance.
L'une des principales caractéristiques du logiciel GMAO est d'empêcher au mieux les maintenances curatives. Cela signifie qu'il planifie une maintenance proactive régulière des actifs et du matériel et envoie des alertes afin d'éviter des pannes coûteuses et des réparations volumineuses. Il gère également vos actifs en suivant et en surveillant les conditions permettant de capturer des données et d'éviter les pannes. De même, il gère vos bons de travail en permettant aux utilisateurs d'ouvrir, de traiter et de surveiller l'état des demandes de bon de travail. Non seulement gérer les actifs et les bons de travail, mais aussi les stocks. Cela se fait en organisant les pièces de rechange, les matériaux et autres outils utilisés pour les opérations de maintenance.
En outre, les horaires des techniciens peuvent être contrôlés directement dans le système et des bons de travail spécifiques peuvent être attribués à des techniciens individuels. Enfin et surtout, il fournit une accessibilité mobile. Les utilisateurs peuvent accéder au système sur des tablettes, des smartphones et autres appareils mobiles.
Une GMAO une fois installée fonctionne comme suit :
- Pour les interventions :
- Pour les maintenances :
Suite à une panne ou un besoin d’intervention sur un équipement, une demande d’intervention (DI) est faite par un technicien ou un utilisateur ayant les accès requis. Cette demande ensuite est reçue par le responsable des maintenances qui à son tour y attribue un bon de travail (BT) comportant les informations sur l’intervention et le nom du technicien ayant les compétences nécessaires. Le bon de travail est automatiquement envoyé à ce technicien qui à son tour ira intervenir sur l’équipement et finir son travail par un compte rendu qui est envoyé au responsable en réponse à l’exécution du bon de travail reçu.
La maintenance qu’elle soit préventive ou curative est planifiée par le responsable ou autre utilisateur suite à un calendrier précis ou des planifications systématiques. Le même responsable des maintenances y attribue un bon de travail qui suit le même processus comme pour les interventions jusqu’au compte rendu. La réception des bons de travaux est régie par un système d’alerte qui notifie au technicien une nouvelle tâche de laquelle il doit s’acquitter. Il en est de même pour le responsable des maintenances par rapport à l’approche des maintenances prévues pour des dates ultérieures.
Une GMAO permet également de générer différents rapports à divers niveaux de manière à avoir une idée globale ou une traçabilité des différentes maintenances ou demande d’intervention et aussi bien sur le coût des activités.